5 Umsetzungsphasen, typische Projektdauer: 6 bis 12 Monate
Betroffene Unternehmen: alle Arbeitgeber in der EU (Auskunftsrecht, Stellenanzeigen-Pflicht)
Berichtspflichten gestaffelt: ab 100, 150 und 250 Beschaeftigten
Mitbestimmung des Betriebsrats bei Entlohnungsgrundsaetzen: Paragraf 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG
Rechtsgrundlagen: EU-Richtlinie 2023/970, EntgTranspG, AGG, BetrVG
Stichtag: 7. Juni 2026
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) veraendert ab dem 7. Juni 2026 die Verguetungspraxis in deutschen Unternehmen grundlegend. Anders als das Entgelttransparenzgesetz von 2017, das weitgehend wirkungslos blieb, schafft die Richtlinie durchsetzbare Rechte, eine Beweislastumkehr und Bussgelder bei Verstoessen. Die Umsetzung ist kein Einmalprojekt, sondern erfordert strukturelle Veraenderungen in fuenf Bereichen: Verguetungssystematik, Stellenbewertung, Auskunftsprozesse, Berichtswesen und interne Kommunikation.
Diese Checkliste beschreibt die fuenf Phasen in der Reihenfolge, in der sie operativ sinnvoll sind. Unternehmen, die noch nicht begonnen haben, sollten sofort mit Phase 1 starten — die verbleibende Zeit bis Juni 2026 reicht nur bei straffer Projektsteuerung.
Phase 1: Gehaltsbaender definieren und Verguetungssystematik aufbauen
Ohne dokumentierte Gehaltsbaender ist keine der nachfolgenden Pflichten erfuellbar. Gehaltsbaender (auch Salary Bands oder Pay Ranges) legen fuer jede Funktionsgruppe ein Minimum, ein Median und ein Maximum fest. Sie sind die Grundlage fuer die Gehaltsangabe in Stellenanzeigen, fuer das individuelle Auskunftsrecht der Beschaeftigten und fuer die Berichterstattung.
- Bestandsaufnahme: alle aktuellen Gehaelter, Zulagen, Boni und Sachbezuege erheben
- Funktionsgruppen (Job Families) definieren und Stellen zuordnen
- Pro Funktionsgruppe und Erfahrungsstufe Gehaltsbaender mit Min/Mid/Max festlegen
- Abgleich mit Marktdaten (Verguetungsbenchmarks) und internen Ist-Gehaeltern
- Ausreisser identifizieren: Beschaeftigte, deren Gehalt ausserhalb der Baender liegt
- Betriebsrat fruehzeitig einbinden (Mitbestimmung nach Paragraf 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG)
In tarifgebundenen Unternehmen bilden Tarifvertraege oft eine brauchbare Ausgangsbasis fuer Gehaltsbaender. Allerdings decken Tarifvertraege selten alle Positionen ab — insbesondere AT-Stellen (aussertarifliche Mitarbeiter) und Fuehrungskraefte fallen regelmaessig heraus. Fuer diese Gruppen muessen eigene Baender definiert werden.
Phase 2: Stellenbewertung geschlechtsneutral gestalten
Die Richtlinie verlangt, dass Vergleichsgruppen gleichwertiger Arbeit anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien gebildet werden. Die gaengigen Kriterien sind Qualifikation, Aufwand, Verantwortung und Arbeitsbedingungen (Artikel 4 Absatz 4 der Richtlinie). Unternehmen muessen also nicht nur Gehaltsbaender haben, sondern auch nachweisen koennen, warum zwei Stellen derselben oder verschiedenen Vergleichsgruppen zugeordnet sind.
- Stellenbeschreibungen aktualisieren oder erstmals systematisch erstellen
- Bewertungsmethode waehlen (analytisch, summarisch, Hay, Mercer IPE, Korn Ferry oder gradar)
- Jede Stelle anhand der vier EU-Kriterien bewerten: Qualifikation, Aufwand, Verantwortung, Arbeitsbedingungen
- Vergleichsgruppen gleichwertiger Arbeit bilden
- Pruefung auf mittelbare Geschlechtsdiskriminierung: Werden typisch weiblich besetzte Stellen systematisch niedriger bewertet?
- Ergebnisse mit Betriebsrat und ggf. Gleichstellungsbeauftragter abstimmen
Wichtig: Die Stellenbewertung muss die gesamte Belegschaft abdecken, nicht nur einzelne Bereiche. Ein haeufiger Fehler ist, kaufmaennische und technische Bereiche getrennt zu bewerten, ohne die Gleichwertigkeit bereichsuebergreifend zu pruefen. Genau das fordert die Richtlinie jedoch: gleiche Arbeit und gleichwertige Arbeit muessen unternehmensweit verglichen werden koennen.
Phase 3: Auskunftspflichten einrichten
Ab dem 7. Juni 2026 hat jede Beschaeftigte und jeder Beschaeftigte das Recht, Auskunft ueber das durchschnittliche Entgelt von Kolleginnen und Kollegen gleicher oder gleichwertiger Taetigkeit zu verlangen — aufgeschluesselt nach Geschlecht. Der Arbeitgeber muss innerhalb von zwei Monaten antworten. Dafuer braucht es einen definierten Prozess.
- Antragsverfahren definieren: Wer nimmt Anfragen entgegen? Welche Informationen werden bereitgestellt?
- Antwortvorlagen erstellen, die den Anforderungen der Richtlinie genuegen
- Fristenmanagement einrichten (2-Monats-Frist ueberwachen)
- Jaehrliche Hinweispflicht auf das Auskunftsrecht planen (z. B. per Intranet, Mitarbeiterbrief)
- Bewerbungsprozess anpassen: Gehaltsfrage entfernen, Gehaltsangabe in Stellenanzeigen aufnehmen
- Recruiter und Fuehrungskraefte schulen: Fragerecht-Verbot nach Artikel 5 Absatz 2
Das Auskunftsrecht gilt anders als im bisherigen EntgTranspG in allen Unternehmen, unabhaengig von der Beschaeftigtenzahl. Auch Unternehmen mit zehn Mitarbeitern muessen auf Anfrage Auskunft erteilen. Der Datenschutz greift dabei nicht als Ausrede: Die Richtlinie hat Vorrang, und statistische Zusammenfassungen (Durchschnittswerte) genuegen, um individuelle Rueckschluesse zu vermeiden.
Phase 4: Berichtswesen aufbauen
Unternehmen ab 100 Beschaeftigten muessen Entgelttransparenzberichte erstellen. Der erste Bericht fuer Unternehmen ab 250 Beschaeftigten ist 2027 faellig. Wer die Dateninfrastruktur nicht rechtzeitig aufbaut, wird den Bericht nicht fristgerecht erstellen koennen.
- Datenquellen identifizieren: Gehaltsabrechnungssystem, Stellenbewertung, Personalstammdaten
- Berichtsinhalte definieren: Gender Pay Gap gesamt, Gap je Vergleichsgruppe, Quartilsverteilung
- 5-Prozent-Schwelle ueberwachen: Bei ueberklaerendem Gap ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit dem Betriebsrat verpflichtend (Artikel 10)
- Berichtsformat und Veroeffentlichungskanal festlegen
- Verantwortlichkeiten klaeren: HR, Controlling, Betriebsrat
- Testbericht erstellen, bevor der erste Pflichtbericht faellig wird
Ab 250 Beschaeftigte: jaehrlicher Bericht, erstmals 7. Juni 2027
150 bis 249 Beschaeftigte: alle 3 Jahre, erstmals 7. Juni 2027
100 bis 149 Beschaeftigte: alle 3 Jahre, erstmals 7. Juni 2031
Unter 100 Beschaeftigte: keine Berichtspflicht (aber alle anderen Pflichten gelten)
Phase 5: Kommunikation und Kulturwandel
Gehaltstransparenz scheitert in der Praxis nicht an fehlenden Daten, sondern an fehlender Kommunikation. Fuehrungskraefte, die seit Jahren individuelle Gehaelter ohne dokumentierte Kriterien verhandeln, muessen ihr Verhalten aendern. Beschaeftigte, die erstmals erfahren, was Kolleginnen und Kollegen verdienen, brauchen Kontext und Erklaerung.
- Fuehrungskraefteschulungen: Wie kommuniziert man Gehaltsbaender? Wie geht man mit Rueckfragen um?
- Interne Kommunikationskampagne: Was aendert sich, warum, und was bedeutet es fuer die Beschaeftigten?
- Verguetungskriterien veroeffentlichen: Kriterien der Gehaltsfestlegung und Gehaltsentwicklung fuer alle einsehbar machen
- Beschwerdemechanismus einrichten: Anlaufstelle fuer Beschaeftigte, die Entgeltdiskriminierung vermuten
- Regelmaessige Ueberpruefung: Gehaltsbaender jaehrlich gegen Marktdaten und interne Gleichheit pruefen
- AGG-Compliance sicherstellen: Diskriminierungsverbot nach Paragraf 1 AGG in Verguetungsprozesse integrieren
Unternehmen, die den Kulturwandel ernst nehmen, profitieren auch wirtschaftlich: Studien zeigen, dass transparente Verguetung die Mitarbeiterbindung erhoehlt, die Arbeitgeberattraktivitaet steigert und die Zahl gerichtlicher Auseinandersetzungen reduziert. Der kurzfristige Aufwand ist hoch, aber die Alternative — Bussgelder, Klagen und Reputationsschaeden — ist teurer.
Haeufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Umsetzung der Gehaltstransparenz im Unternehmen?
Die vollstaendige Umsetzung der Gehaltstransparenz nach EU-Entgelttransparenzrichtlinie dauert je nach Unternehmensgroesse und Ausgangslage zwischen sechs und zwoelf Monaten. Unternehmen mit bestehender Tarifbindung oder dokumentierter Verguetungssystematik koennen einzelne Phasen beschleunigen. Die kritischen Engpaesse sind erfahrungsgemaess die geschlechtsneutrale Stellenbewertung und die Abstimmung mit dem Betriebsrat, die jeweils zwei bis vier Monate beanspruchen. Ein Start spaeter als Q1 2026 macht eine fristgerechte Umsetzung bis zum 7. Juni 2026 nahezu unmoeglich.
Muss der Betriebsrat bei der Einfuehrung von Gehaltsbaendern beteiligt werden?
Ja. Die Einfuehrung oder Aenderung von Entlohnungsgrundsaetzen unterliegt nach Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 10 des Betriebsverfassungsgesetzes der Mitbestimmung des Betriebsrats. Das gilt auch fuer die Festlegung von Gehaltsbaendern, Stellenbewertungskriterien und Eingruppierungsregeln. Unternehmen sollten den Betriebsrat fruehzeitig einbinden, da Betriebsvereinbarungen zur Verguetungssystematik erfahrungsgemaess mehrere Verhandlungsrunden erfordern. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie staerkt die Rolle der Arbeitnehmervertretung zusaetzlich, insbesondere bei der gemeinsamen Entgeltbewertung nach Artikel 10.
Welche Rolle spielt das Entgelttransparenzgesetz neben der EU-Richtlinie?
Das deutsche Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) von 2017 bleibt bestehen, wird aber durch die Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 erheblich erweitert. Die wesentlichen Unterschiede: Das Auskunftsrecht gilt kuenftig in allen Unternehmen statt nur ab 200 Beschaeftigten; die Gehaltsangabe in Stellenanzeigen wird Pflicht statt freiwillig; die Frage nach dem Vorgehalt wird verboten; die Beweislast kehrt sich zugunsten der Beschaeftigten um; und die Berichtspflichten werden auf Unternehmen ab 100 Beschaeftigten ausgeweitet. Unternehmen, die bisher nur das EntgTranspG umgesetzt haben, muessen ihre Prozesse daher wesentlich nachschaerfen.